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因著各種考量 半個月前回到了金門總部
同時做著助理+代書的職務
簡言之 打卡上下班的時間 是助理
辦自己的案 也協助消化別的同事的件
打卡下班後 以及假日期間就是代書
會跟客戶洽談 推展業務 或去進修專業等
雖然一開始同事有點疑惑
不過反正我行我素慣了 也不需要解釋太多
就照著自己的規劃來走
一直以來 金門職務的設計都是由上而下
代書只負責接案 剩下讓助理和外勤辦完case
各司其職的分工 在案量大時是很有效率的設計
(但不景氣時 助理跟外勤就變成是要刪減的成本
案件讓代書自己辦就好 對老闆這樣比較省...)
而從入行開始 我就有意訓練自己
要能單獨辦完每一種不同的案件
這需要了解每個環節 自己跑過每個單位 每個窗口
並獨自研究法令 才能知其然 也知其所以然
所以外面那種校長兼撞鐘 個人工作室的型態
我不以為苦 還頗能優游其中
反而是回到總部後 需要努力去調適腳步
一來是要配合系統來工作 比較沒彈性
比如外勤有固定時間 像公車一樣 錯過得等下一班
以前刻印.領謄本.繳稅等 自己跑一下子就搞定
現在就可能要等一兩天都還沒好
(沒辦法 人少事多 大家都需要用公司資源)
又或者之前自己去跟公務員面對面溝通
可以確實掌握情況 並立刻解決
現在只能很間接的得到回應
二來有一大堆的表單 網站記錄要填
感覺整天大概有1/3的時間 都是在做內部文件吧!?
雖然煩 然而這也是公司大了 自然形成的牛步化
畢竟以前三個代書 兩個助理 一個外勤的新店所
跟現在二十個代書 六個助理 三個外勤的板橋總部
組織複雜的程度並非兩倍.三倍計 而是指數式的上升
大家都還在摸索管理的方法
在金門做代書 因為內勤很強 接完案往後一丟就好
但做助理可不同 還要適應不同代書的工作風格跟節奏
有的代書粗枝大葉 有的巨細靡遺 也有的是特立獨行
(好啦 最後那個是我...)
往好處想 這些對我也是很好的一個體驗和學習
最後
只站在外圍喊燒 或單純喊加油 對改進效率並沒有效果
唯有身在其中 見林也見樹
切身有感組織的問題與盲點所在
未來才能提出對團體真正有效改善的方案
這就是我下個階段鑽研的目標~
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